Informativa privacy

1. Chi tratta i dati

HOPLO S.r.l., con sede legale in Via Fontana 25, 20122 Milano (Italia), P.IVA e C.F. 08450220010, PEC hoplo@legalmail.it, fornitore del servizio Vamos disponibile su vamosmate.com (“HOPLO” o “Vamos”) è titolare del trattamento per i dati del sito, dei potenziali clienti, degli account dei club e dei relativi utenti, per la fatturazione, la sicurezza e la gestione del rapporto contrattuale. Contatto privacy e per le comunicazioni ufficiali: vamos@hoplo.com.

Per i dati dei giocatori trattati dal club attraverso Vamos, il club determina finalità e modalità del trattamento ed è il titolare; HOPLO agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo il DPA. Meta e gli altri fornitori possono operare come autonomi titolari per i trattamenti che determinano direttamente, secondo le rispettive informative.

2. Dati trattati e loro provenienza

Dati del sito e dei contatti commerciali: indirizzo IP, identificativi tecnici, dispositivo e browser, pagine consultate, preferenze cookie, nome, ruolo, club, email, telefono e contenuto delle richieste o delle demo.

Dati degli account: nome, cognome, email, cellulare di chi attiva il servizio, ruolo, password in forma di hash, sessioni, preferenze, autorizzazioni, log di accesso, eventi di sicurezza, richieste di assistenza (compresi i messaggi «Scrivici» della procedura di attivazione, con il passo da cui sono scritti) e operazioni svolte nella dashboard.

Dati contrattuali e amministrativi: dati aziendali del cliente, recapiti per contratto, fatture e privacy (PEC, email per le fatture, email privacy) quando sono indirizzi di una persona, piano, stato dell’abbonamento, fatture, pagamenti e identificativi Stripe. Vamos non conserva i dati completi delle carte.

Dati dell’accettazione del contratto: nome e carica di chi accetta per il cliente e la sua risposta sul potere di firmare per il cliente; se non può firmare da solo, nome e carica di chi ha il potere di firma, indicati da chi accetta; la delega scritta o la procura caricata, quando servono; l’eventuale verifica di HOPLO su chi ha firmato (visura camerale, registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, statuto o verbale), con la nota della verifica; email a cui arriva il codice monouso per approvare le clausole; contratto accettato in PDF, con la pagina che registra accettazione e approvazione; registro dell’accettazione (data e ora di ogni passaggio, indirizzo di rete, dispositivo, impronta della sessione, impronte del contratto, della delega e delle clausole approvate).

Dati dei club e dei giocatori trattati per conto del club: sede, campi, prenotazioni, partite, nominativo, telefono, email ove fornita, lingua, livello e preferenze sportive, consensi e relative prove, inviti, risposte, messaggi WhatsApp, stato di consegna, storico operativo e risultati delle campagne.

Integrazioni: identificativi e configurazioni Playtomic, Meta Business, WhatsApp Business Account e numero WhatsApp; token e credenziali sono cifrati quando conservati.

Assistenza: i messaggi scritti al supporto Vamos dalla chat del sito, dalla chat dell’app o per email (nome, email, club, testo e allegati). Per chi scrive dalla chat dell’app dopo aver effettuato l’accesso, il supporto usa anche un riassunto in sola lettura dell’account: club, piano, ruolo, sedi, stato delle integrazioni e della configurazione iniziale. Chiediamo di non inviare al supporto dati dei giocatori: se un messaggio o un allegato li contiene, HOPLO li tratta per conto del club soltanto per rispondere alla richiesta e li cancella con la conversazione.

I dati provengono direttamente dall’interessato, dal club, dagli utenti autorizzati del club, dalle integrazioni attivate dal club, da Meta/WhatsApp e, quando il club lo collega, da Playtomic, in sola lettura. Ragione sociale e sede legale del cliente possono essere precompilate dall’archivio europeo delle partite IVA (VIES), interrogato con la sola partita IVA scritta dal cliente. Se i dati non sono raccolti direttamente dal giocatore, il club deve fornirgli l’informativa prevista dall’art. 14 GDPR al più tardi al primo contatto.

3. Finalità e basi giuridiche

Erogazione del servizio, autenticazione, assistenza, gestione dell’abbonamento e delle integrazioni: esecuzione del contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).

Supporto agli utenti dei club e ai potenziali clienti che scrivono dalla chat o per email, compresa la prima risposta dell’assistente AI: esecuzione del contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).

Fatturazione, contabilità, adempimenti fiscali e risposte alle autorità: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).

Accettazione e conservazione del contratto: far accettare il contratto dentro Vamos e approvare specificamente le clausole con un codice monouso mandato per email, mandare le ricevute, conservare il contratto accettato, la pagina di accettazione e il registro per dimostrare la conclusione del contratto e difendere i diritti delle parti. Base giuridica: esecuzione del contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR) quando chi accetta è parte del contratto, come una ditta individuale; negli altri casi il legittimo interesse di HOPLO a concludere e dimostrare il contratto con il cliente che chi accetta rappresenta (art. 6.1.f GDPR).

Sicurezza, prevenzione di abusi, continuità operativa, audit, difesa dei diritti e miglioramento tecnico del servizio: legittimo interesse di HOPLO e dei clienti (art. 6.1.f GDPR), bilanciato con i diritti degli interessati.

Richieste commerciali e demo: misure precontrattuali richieste dall’interessato; comunicazioni promozionali di HOPLO solo con consenso quando richiesto dalla normativa applicabile.

Inviti e comunicazioni promozionali WhatsApp ai giocatori: il club deve disporre di un consenso preventivo, libero, specifico, informato e documentabile (art. 6.1.a GDPR e art. 130 del Codice Privacy). Il numero ottenuto per una prenotazione non autorizza da solo comunicazioni promozionali. La revoca è sempre possibile, anche rispondendo STOP.

Comunicazioni strettamente necessarie a una prenotazione o a una richiesta del giocatore: base giuridica individuata dal club in relazione al rapporto con il giocatore. HOPLO non usa i dati dei giocatori per finalità promozionali proprie.

Analytics non essenziali: consenso espresso tramite il banner cookie (art. 6.1.a GDPR e art. 122 del Codice Privacy).

4. Funzioni automatizzate

Vamos usa regole e modelli per individuare slot o partite da riempire, ordinare i destinatari compatibili e preparare risposte operative. Queste funzioni non producono decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato: il club controlla la configurazione e il giocatore decide liberamente se partecipare o non ricevere più inviti.

Le richieste al supporto Vamos ricevono una prima risposta da un assistente basato su intelligenza artificiale, che lo dichiara nel primo messaggio. L’assistente risponde a partire dalla guida di Vamos e, per chi scrive dall’app dopo aver effettuato l’accesso, dal riassunto dell’account; passa la conversazione a una persona del team quando lo si chiede, per contratti e pagamenti, per le urgenze e quando non è sicuro della risposta. Non modifica i dati del club in Vamos e non prende decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi.

5. Conservazione

Dati degli account e del servizio: per la durata del rapporto e, dopo la cessazione, per il tempo necessario alla chiusura, alla difesa di diritti e agli obblighi di legge. I documenti contabili sono conservati per il periodo previsto dalla normativa fiscale, normalmente dieci anni.

Contratto accettato o firmato, approvazione specifica delle clausole, pagina di accettazione, registro dell’accettazione, delega e dati di chi accetta: dieci anni dalla cessazione del rapporto, come le scritture contabili (art. 2220 c.c.), e comunque per il tempo necessario alla tutela dei diritti. Proposte di contratto mai accettate (ritirate o scadute): sei mesi dalla chiusura, poi cancellate con il loro registro.

Contatti dei giocatori per inviti e promozioni: fino a revoca, opposizione o cessazione del servizio e al massimo 24 mesi dall’ultimo consenso valido o dall’ultima iniziativa pertinente del giocatore, come una richiesta, una prenotazione, una risposta o una partecipazione. Statistiche usate per l’ordine degli inviti: finestra mobile di 12 mesi, oltre la quale restano solo dati aggregati non riferibili al singolo giocatore.

Conversazioni e comunicazioni, compresi destinatari e testi delle comunicazioni del club: fino a 180 giorni. Inviti e risposte: fino a 24 mesi, per i report del club; poi cancellati. Payload integrali delle prenotazioni: fino a 90 giorni; l’anagrafica dei giocatori resta per il tempo necessario a gestire richieste, prenotazioni e attività in corso, e al massimo 24 mesi dall’ultima iniziativa o dall’ultimo consenso valido; poi è cancellata, salvo rapporti aperti come credito, pacchetti o corsi.

Conversazioni con il supporto Vamos (chat del sito e dell’app, email), con allegati e messaggi dell’assistente AI: 24 mesi dall’ultima attività della conversazione chiusa, poi cancellate. Le email ricevute sulla casella del supporto restano inoltre nella casella di posta di HOPLO per il tempo necessario alla gestione delle richieste.

Eventi di audit operativi e richieste di demo: fino a 365 giorni. Metriche operative di dettaglio: fino a 30 giorni. Dati temporanei di importazione: di regola sette giorni, o 24 ore per lavorazioni abbandonate. Registrazioni temporanee concluse o scadute: fino a 30 giorni.

Backup cifrati, compresi quelli conservati fuori dal server principale: rotazione di 14 giorni. Un dato cancellato dai sistemi attivi può quindi permanere nei backup fino alla loro naturale sovrascrittura, restando segregato e utilizzabile soltanto per ripristino di emergenza.

Le prove essenziali di consenso, revoca, opposizione o cancellazione possono essere conservate più a lungo per dimostrare il rispetto della richiesta e impedire nuove comunicazioni o reimportazioni indesiderate.

6. Destinatari, fornitori e trasferimenti

I dati sono accessibili al personale autorizzato di HOPLO e del club nei limiti dei rispettivi ruoli. Possono essere trattati da fornitori di hosting e infrastruttura (Hetzner), email transazionali e del supporto (Infomail, piattaforma email di HOPLO; Resend conserva le email inviate fino al 5 ottobre 2026, fino al 4 novembre 2026), verifica delle partite IVA (VIES, servizio della Commissione europea, che riceve la sola partita IVA), prenotazione delle demo (Cal.com), pagamenti (Stripe, quando attivati), WhatsApp Business Platform e servizi Meta, analytics (Google, solo con consenso), servizi AI tramite TensorX (inferenza nell'Unione europea, senza conservazione dei contenuti), anche per l’assistente del supporto, chat ed email del supporto (Chatwoot, installato su un server gestito da HOPLO in Italia presso Telecom Italia), posta del supporto (Google Workspace), segnalazioni tecniche (GitHub: nome del club e della sede, collegamento alla conversazione e contenuto tecnico della segnalazione, senza nome, email e telefono delle persone) e dalle integrazioni attivate dal club, incluso Playtomic, collegato in sola lettura.

Accettazione del contratto: avviene dentro Vamos, sui server di HOPLO, senza un fornitore di firma esterno; contratto accettato, deleghe e registro dell’accettazione restano presso HOPLO. Le email del contratto, compreso il codice monouso e le ricevute con il contratto in allegato, partono dall’indirizzo vamos@hoplo.com tramite Infomail e vanno all’email di chi firma. Se HOPLO attiva la marca temporale, il prestatore qualificato riceve solo l’impronta del documento, mai il documento né i dati che contiene.

I fornitori sono nominati responsabili quando richiesto e ricevono solo i dati necessari. Alcuni fornitori trattano dati negli Stati Uniti: Resend per le email inviate fino al 5 ottobre 2026, Meta per WhatsApp, Cal.com per la prenotazione delle demo, Google per le statistiche del sito (solo con consenso) e per la posta del supporto (Google Workspace), GitHub per le segnalazioni tecniche (senza nome, email e telefono delle persone) e Stripe per i pagamenti, quando attivati. Il trasferimento si fonda sulla decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework) per i destinatari certificati oppure sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea, con le misure supplementari necessarie. L’elenco aggiornato dei fornitori, con finalità e luogo del trattamento, è nella pagina Subprocessor (vamosmate.com/legale/subprocessor). Informazioni aggiornate e copia delle garanzie applicabili possono essere richieste a HOPLO.

I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti soggetti a obblighi di riservatezza, autorità o altri destinatari quando necessario per legge o per tutelare un diritto.

7. Sicurezza

HOPLO applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui separazione logica dei tenant, controllo degli accessi per ruolo, cifratura delle credenziali di integrazione, TLS, password non reversibili, tracciamento delle operazioni sensibili, backup cifrati, retention automatica e procedure di gestione degli incidenti.

Nessun sistema è privo di rischi. Il club deve proteggere i propri account, limitare i ruoli autorizzati, usare numeri e credenziali sotto il proprio controllo e segnalare tempestivamente accessi o attività sospette.

8. Diritti e reclami

L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché revocare il consenso senza pregiudicare i trattamenti già effettuati, scrivendo a vamos@hoplo.com. Per i dati gestiti per conto di un club può rivolgersi anche direttamente al club.

La richiesta deve consentire di identificare con ragionevole certezza l’interessato e i dati coinvolti. Il riscontro viene fornito senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese; il termine può essere esteso nei casi previsti dal GDPR. Le istruzioni operative sono disponibili nella pagina “Cancellazione dei dati”.

È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all’autorità competente del proprio Stato membro.

9. Minori e responsabilità del club

Vamos è un servizio B2B destinato ai club. Il club è responsabile di verificare l’età dei propri giocatori e, quando tratta dati di minori, di individuare la base giuridica corretta e acquisire le autorizzazioni del genitore o tutore richieste dalla legge.

10. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata per modifiche normative, tecniche o del servizio. Le variazioni rilevanti vengono comunicate attraverso il sito, la dashboard o l’email dell’account e riportano una nuova data di aggiornamento.